e-agenda est constitué de deux modules principaux
- L’agenda en ligne qui vous permet de définir votre configuration (horaires, types de rendez-vous, durées, etc..) et de gérer vos rendez-vous au quotidien.
- Le module de prise de rendez-vous par Internet qui permet à vos patients ou clients de prendre directement rendez-vous, sans visualiser les rendez-vous déjà notés dans votre agenda et sans avoir connaissance de votre charge de travail. Seules les disponibilités de votre choix leurs seront proposées en fonction de votre configuration. Vous pouvez choisir d’utiliser uniquement l’agenda en ligne pour votre gestion personnelle du planning, l’activation du module de prise de rendez-vous par Internet n’est absolument pas obligatoire.
L'agenda en ligne
Configurez votre agenda en fonction de vos habitudes de travail
- Horaires d’ouverture
- Planning hebdomadaire habituel
- Types de rendez-vous
- Durées des rendez-vous
- Filtrage de certains types de rendez-vous
- Définition des couleurs à appliquer à votre agenda
Définissez le mode d’affichage habituel de l’agenda
Plusieurs vues du planning sont disponibles, jour, semaine, mois. C'est vous qui choisissez celle qui vous semble la plus adaptée.
Fixez un rendez-vous en 3 clics.
- Cliquez sur l’heure souhaitée pour le rendez-vous
- Sélectionnez un nom ou ajoutez-le à votre fichier si celui-ci n'est pas encore connu
- Définissez le type de rendez-vous, puis validez, le rendez-vous sera immédiatement inscrit dans le planning et la durée voulue réservée en fonction du type de rendez-vous.
Visualisation et recherche rapide des disponibilités
Visualisez très rapidement vos disponibilités que ce soit dans la semaine en cours ou parmi les quelques rendez-vous disponibles dans les trois prochains mois. Si vous faites partie d’un groupe de travail, visualisez l’ensemble des disponibilités des autres membres du groupe.
Recherche et gestion des clients
Recherchez vos clients directement dans l'agenda en saisissant les trois premières lettres du nom, accédez à leurs fiches complètes, visualisez l'historique de leurs rendez-vous.
Modifiez ponctuellement votre planning
Si nécessaire vous pouvez modifier votre planning habituel de façon ponctuelle, ouvrir ou fermer des zones de rendez-vous, définir des périodes de congés ou d’absence, etc...
Indiquez une note du jour
Vous pouvez indiquer une note du jour qui sera immédiatement visualisée par les différents intervenants dans votre agenda(secrétaires, télésecrétariat..), elle sera également indiquée aux personne prenant directement rendez-vous par Internet.
Visualisez le détail complet de votre planning
Affichez le détail de votre planning, imprimez ou exportez vos semaines de rendez-vous.
Imprimez votre planning complet
Imprimez votre planning complet ou la liste des rendez-vous lorsque vous le souhaitez.
Affichez les derniers mouvements
Visualisez de façon détaillée les derniers mouvements effectués dans votre planning en ayant connaissance de la personne à l’origine du mouvement et de son heure précise.
Taux d'absentéisme aux rendez-vous
Lorsqu'un client ne se présente pas à son rendez-vous, il vous suffit de cocher une simple case, cette indication vous permettra de connaître son taux moyen d'absentéisme, au delà d'un certain taux vous serez automatiquement avisé à chaque nouvelle prise de rendez-vous.
Gestion des rendez-vous collectifs
Nous vous proposons un module de gestion avancé permettant la prise de rendez-vous simultanée avec plusieurs personnes (salariés, groupes de travail...) ou ressources (salles, équipements..) mais aussi avec une seule personne et un nombre de participants défini (sessions de formation, réunions de travail, cours, etc...).
Messagerie interne sécurisée
Pour communiquer avec vos secrétaires, collaborateurs, associés et plus généralement avec toute personne pouvant intervenir dans votre agenda.
Communiquez avec vos patients ou clients
Envoyez des e-mails, des SMS ou des fax directement depuis votre agenda en quelques clics, permettez à vos patients ou clients de vous envoyer des e-mails sans jamais avoir connaissance de votre adresse.
Gestion des tâches personnelles
Notez des tâches ou mémos personnels qui vous seront automatiquement rappelés à chaque nouvelle connexion à votre agenda.
Administrez votre groupe de travail
Utilisez notre outil de gestion des groupes de travail, créez autant de plannings et de secrétaires que nécessaire, gérez et définissez les droits d'accès de chaque membre du groupe.
Module statistiques
Accédez à vos statistiques de rendez-vous, une estimation de votre chiffre d’affaires ou au détail des éléments envoyés depuis votre compte (e-mails, SMS et Fax)
Module télésecrétariat
Confiez en quelques minutes la gestion de vos appels à un télésecrétariat, celui-ci notera vos appels et gèrera vos rendez-vous directement dans votre agenda habituel, avec des droits limités et pour la durée de votre choix.
La prise de rendez-vous par Internet
Vous pouvez, sans obligation, utiliser notre module de prise de rendez-vous par Internet. Si vous décidez de le faire, vous devrez définir quelques paramètres en fonction de vos souhaits et habitudes de travail.
Définissez votre mode de présence sur Internet
Indiquez de quelle façon vous souhaitez que vos patients ou contacts accèdent à vos disponibilités.
- La plateforme prendreunrendezvous.fr
- Un site personnalisé que vous pourrez créer et définir depuis votre compte.
- Votre site actuel, sur lequel vous pouvez intégrer très simplement le module permettant d’accéder à la prise de rendez-vous.
- Ou les trois à la fois...
Définissez vos paramètres personnalisés
Indiquez les paramètres que vous souhaitez appliquer lors de la prise de rendez-vous par Internet
- Comment suggérer vos disponibilités.
- Indiquer un message d’accueil.
- Interdire certains types de rendez-vous.
- Limiter le nombre de rendez-vous en attente pour un patient ou contact.
- Interdire ou autoriser l’annulation de rendez-vous par Internet.
- Être notifier par e-mail ou par SMS pour toute nouvelle prise de rendez-vous par Internet.
- Personnaliser vos SMS de rappel des rendez-vous.
- Etc...
